Como criar um mapa de processo em 7 etapas

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos produz uma representação visual do fluxo de trabalho em um processo. Essa etapa ocorre durante o planejamento do projeto e envolve a criação de um diagrama passo a passo que mostra quem faz o quê, quando e como, para que todos estejam na mesma página. O método apresenta o seguinte:

• Visualização: com a visualização cronológica do trabalho, as equipes podem entender o fluxo do início ao fim com rapidez.
• Melhoria: as equipes conseguem visualizar os obstáculos e ineficiência para poder refinar o processo e produzir resultados melhores.
• Padronização: ao incluir o mapeamento de processos no ciclo de vida de desenvolvimento de produtos, as equipes podem trabalhar com mais eficiência, melhorar a qualidade e identificar problemas.
• Treinamento: os mapas de processos são ferramentas de treinamento eficazes para novos funcionários, porque garantem que entendam por completo o trabalho e o papel específico que desempenham até a conclusão dele.
• Comunicação: os mapas de processos comunicam aos membros da equipe, parceiros e partes interessadas as atividades essenciais sobre o trabalho, a sequência delas e os possíveis gargalos.

Tipos de mapas de processos

Os mapas de processos variam de acordo com o tipo. Alguns estão mais alinhados a trabalhos específicos, como manufatura e gerenciamento ágil de projetos, e outros podem mostrar as atividades simultâneas que acontecem em várias áreas. Dependendo da complexidade do processo e da quantidade de entradas, saídas e recursos envolvidos, é essencial escolher um tipo de mapa de processos. Confira a seguir os mais usados.

Diagrama de raias

Os diagramas de raias mostram as etapas necessárias em um processo que abrange várias áreas funcionais. Cada raia se concentra em uma área específica, como desenvolvimento e controle de qualidade. Cada etapa se alinha à que vem antes, mas aparece dentro da área (ou raia) de responsabilidade.

Por exemplo, no planejamento de sprint, os desenvolvedores podem passar para a próxima etapa na raia correspondente quando o controle de qualidade recebe o código. Ao mesmo tempo, a equipe executa testes de regressão na raia de controle de qualidade.

Mapas de fluxos de valor

O mapeamento dos fluxos de valor, uma prática Lean muito usada, conecta o trabalho ao valor que ele agrega ao cliente. Ele surgiu na indústria de manufatura para eliminar o desperdício e promover a melhoria contínua, mas é uma ferramenta útil para empresas de todos os setores. Os mapas de fluxos de valor ilustram as etapas que transformam uma matéria-prima ou ideia em um produto ou serviço até chegar ao cliente.

O mapeamento dos fluxos de valor tenta decifrar qual valor é agregado ao cliente. Essa abordagem elimina o trabalho irrelevante e menos importante, sendo essencial nos ambientes do Scrum que têm lançamentos frequentes e rápidos de produtos.

Diagrama SIPOC

Um diagrama SIPOC ilustra os fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes dos principais elementos do processo. Dividido em cinco colunas, ele apresenta etapas alocadas dentro de cada área distinta do SIPOC. Esse tipo de diagrama é complexo, mas oferece benefícios para definir o escopo de um projeto ou processo com várias partes interessadas, entradas e saídas.

Benefícios de usar um mapa de processo

O mapeamento de processos oferece inúmeros benefícios:

• Maior eficiência: ao visualizar o fluxo de trabalho, as equipes podem identificar com rapidez os gargalos, os conflitos no cronograma e nos recursos, além das etapas desnecessárias. Por ser uma ferramenta de melhoria contínua, com o mapeamento de processos, as equipes podem criar diagramas do estado atual e futuro para medir o aumento na eficiência.
• Comunicação aprimorada: seja qual for a função, a visualização de fluxos de trabalho fornece informações visuais fáceis de acompanhar sobre o trabalho e a sequência dele para todos os membros da equipe, incluindo profissionais não técnicos. Além disso, ela captura com clareza onde o trabalho está no processo e o que ainda falta.
• Melhor controle de qualidade: identificar as etapas do processo diminui o desperdício, melhora o tempo de comercialização e revela os possíveis obstáculos. Quando as equipes entendem que a contribuição é necessária em cada estágio, elas podem aprimorar o planejamento e a entrega dentro do cronograma.
• Tomada de decisões embasada: com mapas de processos padronizados, as partes interessadas podem entender o escopo do trabalho com antecedência, identificar os obstáculos e tomar decisões embasadas. O impacto das decisões também é mais fácil de determinar com base na representação visual do trabalho, o que reduz o risco de erros de cálculo.
• Treinamento e integração mais fáceis: os mapas de processos são excepcionais para treinar novos membros da equipe e ajudar todos eles a entenderem onde agregam valor. Os mapas também ajudam os novos membros a se integrarem com mais rapidez porque identificam com clareza quais são os pontos de contato internos deles.

Como criar um mapa de processo

Criar um mapa de processo envolve identificar o processo que você quer mapear, definir os pontos inicial e final, coletar informações, determinar a sequência de etapas e decisões e, em seguida, desenhar e refinar o mapa.

1. Determine os pontos inicial e final

O processo que você for mapear pode ser grande, como o ciclo completo de solicitação de lançamento do cliente, ou pequeno, como as etapas para coletar e confirmar os requisitos do usuário. Definir os pontos inicial e final ajuda a determinar onde seu mapa se encaixa no processo comercial maior.

O ponto de partida pode ser uma solicitação do cliente, uma função no roteiro do produto ou um equipamento que deve ir para a manutenção. Entender o ponto de partida ajuda a eliminar obstáculos, como requisitos incompletos, mais para frente no processo.

O ponto final pode ser o lançamento de um novo produto ou o momento de testes dele. Tenha certeza de definir um ponto final claro, pois isso vai ajudar a medir o sucesso.

2. Entreviste as partes interessadas

Inclua todos os membros da equipe, partes interessadas, parceiros, fornecedores e pessoas que vão disponibilizar informações no processo ou concluir as etapas. Entreviste cada pessoa com bastante atenção para reunir todos os dados necessários. Se o processo depender do cumprimento de padrões de conformidade, envolva os responsáveis pela certificação regulatória.

Convidar todos para colaborar permite que cada membro entenda todo o processo e promove um senso de propriedade. Muitas vezes, as experiências das pessoas podem gerar ideias novas e soluções criativas.

3. Liste as etapas em sequência

Trabalhe em conjunto para organizar as etapas em uma sequência lógica do ponto inicial ao ponto final. Uma visão simples e linear das etapas que vai do início ao fim.

4. Inclua momentos de decisão

Depois de definir a sequência, adicione momentos de decisão que afetam o fluxo do processo. Por exemplo, um fabricante de equipamentos médicos pode incluir momentos de decisão para decidir se matérias-primas chegaram, se componentes específicos atendem aos padrões regulatórios e assim por diante. Os desenvolvedores de software podem incluir revisão de código, teste de controle de qualidade ou aceitação do usuário.

5. Elabore o mapa de processo

Escolha o tipo de mapa de processo que atenda melhor as suas necessidades. Faça uma representação visual do processo. Use símbolos padronizados de mapeamento de processos para garantir que sua criação seja compreendida por todos. Muitas ferramentas de software de desenvolvimento de produtos incluem símbolos padronizados de mapeamento e funções para acelerar o processo. Use setas para conectar as etapas do processo e ilustrar o fluxo.

Os quadros brancos do Confluence disponibilizam um espaço colaborativo para as equipes criarem com liberdade em uma tela infinita. Essa flexibilidade permite trocar as etapas de lugar sem perder os pontos de decisão conectados.

6. Revise e valide o mapa de processo

Compartilhe o mapa de processo com as partes interessadas e faça alterações, se necessário. Com isso, você garante que nada fique fora da sequência, seja desnecessário ou esteja faltando. Conseguir validação é fundamental para a adoção rápida, gerenciamento de alterações e melhoria contínua. Todos os membros devem se sentir donos do mapa de processo final.

7. Implemente o mapa de processo

Depois de implementado, monitore o desempenho do mapa de processo. Seu mapa de processo deve evoluir à medida que sua empresa cresce, você identifica novos requisitos ou a demanda dos clientes muda.

O software de gerenciamento de tarefas, os gráficos de Gantt e o software de roteiro devem incorporar o mapa de processo para facilitar a consulta. A automação do fluxo de trabalho se baseia e deve refletir o seu mapa de processo.

Como componente principal das atividades de melhoria contínua, comece com seus mapas de processo implementados quando fizer mudanças no futuro.

Melhores práticas de mapeamento de processos

O uso de símbolos padronizados, a identificação de pontos de início e fim claros e a definição de momentos de decisão são essenciais para o mapeamento do processo.

É fundamental reunir pessoas de todas as áreas de trabalho e colaborar em equipe. Dê mais foco à simplicidade e permita que a equipe faça brainstorming, crie estratégias e ajuste o processo até que ele atenda às necessidades da sua empresa.

Use quadros brancos do Confluence para mapear o processo

Os quadros brancos do Confluence são espaços flexíveis que sua equipe pode usar como área de trabalho digital. Como eles, você pode fazer brainstorming, planejar e concluir o trabalho como nunca antes. Os quadros brancos se integram com facilidade às ferramentas da Atlassian para que você vincule roteiros de produtos, gerenciamento de tarefas, gestão de projetos e outras ferramentas de desenvolvimento de produtos.

Liberte a criatividade da sua equipe para diagramar novos fluxos, criar visões de longo prazo e executar retrospectivas de projetos em tempo real.

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